E-Rechnung in JTL-Wawi einrichten: Schritt für Schritt für Onlinehändler

Kurz gesagt: Rechnungen an Unternehmen im Inland (B2B) müssen künftig als E-Rechnung vorliegen, also als strukturierte Datei, die Software automatisch lesen kann. Rechnungen an Privatkunden darfst du weiter als PDF schicken. JTL-Wawi kann E-Rechnungen. Du musst es nur einmal sauber einrichten.

Was ändert sich überhaupt?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die Programme ohne Abtippen lesen können. Dafür steckt eine Datei mit den Rechnungsdaten (XML) dahinter. Eine reine PDF-Rechnung ist nur ein Dokument für Menschen. Programme können daraus nichts zuverlässig lesen.

Der Zeitplan:

• Seit 01.01.2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt.
• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen (maßgeblich ist der Gesamtumsatz 2026).
• Ab 01.01.2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ausnahmen: Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise.

Übergangsregeln: Bis Ende 2026 darfst du noch Papier- oder, mit Zustimmung des Kunden, PDF-Rechnungen schicken. 2027 gilt das nur noch, wenn dein Umsatz 2026 höchstens 800.000 € betrug. EDI-Verfahren sind mit Zustimmung des Empfängers für alle bis Ende 2027 erlaubt.

Stand der Diskussion (10.11.2026): Der ZDH fordert, die Stufe 2027 auf 2028 zu verschieben. Die Bundesregierung hält eine Verschiebung laut Antwort an den Bundestag derzeit nicht für nötig, ein Gesetzentwurf liegt nicht vor. Auch das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 lässt die Fristen unverändert. Plane deshalb mit dem 01.01.2027.

Welches Format brauchst du?

• ZUGFeRD: ein PDF zum Lesen plus eingebettete Datendatei. Das ist für Geschäftskunden der Normalfall. Das Profil muss mindestens BASIC sein (empfohlen: EN 16931). MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
• XRechnung: nur die Datendatei (XML), vor allem für Behörden und öffentliche Auftraggeber, aber auch zwischen Unternehmen zulässig. Behörden verlangen dafür die Leitweg-ID, die du vom Auftraggeber bekommst.

Faustregel: Geschäftskunde ohne Leitweg-ID: ZUGFeRD. Behörde mit Leitweg-ID: XRechnung.

So richtest du ZUGFeRD in JTL-Wawi ein

Voraussetzungen: JTL-Wawi ab Version 1.11 und Druckvorlagen der Ausgabe 2.0. Ältere Vorlagen erkennst du am Zusatz „(veraltet)“. Mit ihnen entsteht keine E-Rechnung.

1. Öffne Admin > Druck-/E-Mail-/Exportvorlagen.
2. Gehe unter Vorlagensets zu Beleg Verkauf > Rechnung und wähle Rechnung (*).
3. Wechsle auf den Tab ZUGFeRD. Hier liegt die Vorlage Standard mit der XML-Datei, aus der die Rechnungsdaten entstehen. Für die meisten Händler passt sie unverändert. Ändere sie nur, wenn du das Format kennst, oder frag einen JTL-Servicepartner.
4. Wechsle auf den Tab Alle (oder Mailen für eine einzelne Vorlage), wähle unter „Vorlagen für alle Benutzer und Rechner“ die Vorlage und klicke auf Mailen bearbeiten. Prüfe unter Anhänge, dass Vorlage als PDF-Anhang nutzen aktiv ist.
5. Bestätige mit OK und schließe den Dialog ebenfalls mit OK.

Kunden, für die die ZUGFeRD-Ausgabe eingerichtet ist, bekommen das ZUGFeRD-PDF, alle anderen ein normales PDF. Ab Version 1.11.0 kannst du die Ausgabe über Vorlagen-Einschränkungen zum Beispiel nach Kundengruppe steuern.

XRechnung und Leitweg-ID

1. Öffne unter Beleg Verkauf > Rechnung > Rechnung (*) den Tab Exportieren und füge über den Pfeil XRechnung hinzu.
2. Wähle in Mailen bearbeiten > Anhänge über Anhang hinzufügen > Anhang aus Ausgabeprozess das Element Rechnung (Rechnung) [Export]. Das PDF wird immer mitgeschickt, die XML-Datei als zweiter Anhang.
3. Für Behörden: Lege ab JTL-Wawi 1.9.7.0 ein Eigenes Feld für Aufträge an. Es muss exakt Leitweg-ID heißen. Trage die ID, die du vom öffentlichen Auftraggeber bekommst, im Auftrag ein.

Prüfen, ob alles stimmt

1. Öffne Verkauf > XRechnung/ZUGFeRD validieren.
2. Wähle über die drei Punkte beim Feld Dateiname deine Rechnungsdatei und klicke auf Validieren....
3. Lies im XRechnung/ZUGFeRD Prüfbericht den Bereich Bewertung. Dort steht, ob die Rechnung brauchbar ist und welche Fehler es gibt. Schließe mit Schließen.

Bei einer ZUGFeRD-PDF prüft Wawi nur die eingebettete XML-Datei und speichert sie im Ordner der PDF. Ob sie überhaupt drinsteckt, siehst du so: PDF im Acrobat Reader öffnen und auf das Büroklammer-Symbol klicken. Fehlt die Datei, nutzt du noch alte Vorlagen.

Typische Fehler und wo du sie behebst

Die meisten Fehler kommen aus fehlenden Stammdaten:

• Eigene Firmendaten (Admin > Firmen-/E-Mail-Einstellungen > Firmendaten): Straße, PLZ, Ort, Steuernummer oder USt-IdNr., IBAN, Name der Bank, BIC, Inhaber, Telefon, E-Mail. Korrigieren, speichern, Rechnung neu ausstellen.
• Auftrag und Kunde: Jede Position braucht einen Namen, die Rechnungsadresse eine E-Mail-Adresse, und die PLZ in Rechnungs- und Lieferadresse muss stimmen. Hier gilt: Rechnung stornieren, Daten ergänzen, neu ausstellen.

Checkliste

• Wawi ab 1.11 und Vorlagen der Ausgabe 2.0
• ZUGFeRD-Vorlage geprüft, PDF-Anhang aktiv
• Firmendaten vollständig
• Testrechnung ausgestellt und validiert
• Bei Behördenkunden: XRechnung und Leitweg-ID als Eigenes Feld
• Die XML-Datei (strukturierter Teil) im Original 8 Jahre aufbewahren, das PDF zusätzlich, wenn es abweichende Angaben enthält

Laut BMF-Schreiben vom 15.10.2026 ist ein PDF statt einer Pflicht-E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit. Der Vorsteuerabzug deines Kunden kann dadurch aber gefährdet sein.

Du willst es nicht allein machen?

Wir richten E-Rechnung in deiner JTL-Wawi für dich ein: Vorlagen prüfen, Firmendaten vervollständigen, Testrechnung ausstellen und validieren. Schreib uns einfach eine E-Mail an hallo@seller2go.com, dann melden wir uns bei dir.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Schritte beziehen sich auf JTL-Wawi ab Version 1.11 (Stand: November 2026). Bitte klär Details mit deinem Steuerberater.

Quellen: JTL-Guide: ZUGFeRD-Rechnungen ausstellen, FAQ zu E-Rechnungen in JTL-Wawi, UStG §14, §14b und §27 Abs. 38, BMF-Schreiben vom 15.10.2025 und 15.10.2026, ZDH, Händlerbund.